Pracownik kancelaryjny - Ocena ryzyka zawodowego metodą PN-N-18002

Pracownik kancelaryjny

Charakterystyka ryzyka zawodowego

• Ryzyko zawodowe zawiera około 20 stron.
• Ocenę ryzyka zawodowego opracowano metodą trzystopniową, zgodnie z Polską Normą PN-N-18002.
• Pierwsza strona ryzyka zawodowego, zawiera miejsce na zatwierdzenie dokumentu.
• Ostatnia strona dokumentu zawiera miejsce na podpis pracownika, potwierdzający zapoznanie się z ryzykiem zawodowym.

Spis treści dokumentacji ryzyka:

• Strona tytułowa.
• Charakterystyka Metody PN-N-18002.
• Opis dla stanowiska pracy.
• Wymagania dla stanowiska pracy.
• Identyfikacja zagrożeń na stanowisku pracy.
• Karta pomiaru ryzyka zawodowego.
• Plan działań korygujących ryzyko zawodowe dla stanowiska pracy.
• Potwierdzenie zapoznania z dokumentacją dla stanowiska.

Opis stanowiska pracy.

Pracownik kancelaryjny przyjmuje, rozdziela i ekspediuje korespondencję oraz obsługuje interesantów. Pracownik kancelaryjny jest zawodem o charakterze biurowym. Celem pracy pracownika kancelaryjnego jest przyjmowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji oraz przesyłek, a także udzielanie informacji interesantom. Odpowiedzialny jest za prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, rejestru pism wewnętrznych oraz monitorowanie prawidłowego obiegu dokumentów. Czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie elektronicznym lub tradycyjnym. Pracownik kancelaryjny sprawdza prawidłowość przychodzącej korespondencji pod względem adresu, zawartości oraz uszkodzeń. Wykonuje wstępną selekcję poczty elektronicznej, umieszcza na niej identyfikator oraz przekazuje do merytorycznych komórek organizacyjnych. Do jego zadań należy również przekazywanie korespondencji wewnątrz instytucji zgodnie z dekretacją. Pracownik kancelaryjny kontroluje kompletność korespondencji wysyłanej, sprawdza, czy pismo jest podpisane i zawiera konieczne załączniki oraz czy ma znak i datę. Odciska niezbędne pieczęcie i adresuje. Udziela informacji interesantom, a w razie potrzeby kieruje ich do właściwych komórek organizacyjnych.

Zadania zawodowe na stanowisku pracownik kancelaryjny:

• przyjmowanie korespondencji oraz przesyłek;
• prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej;
• rozdzielanie i doręczanie korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych;
• udzielanie informacji interesantom;
• kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych;
• prowadzenie bazy elektronicznego systemu obiegu dokumentów;
• porządkowanie akt zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej;
• organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów;
• wysyłanie korespondencji oraz przesyłek;
• organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP, ochrony ppoż., ochrony środowiska i wymaganiami ergonomii.