Archiwista dokumentów elektronicznych - Ocena ryzyka zawodowego metodą PN-N-18002

Archiwista dokumentów elektronicznych

Charakterystyka ryzyka zawodowego

• Ryzyko zawodowe zawiera około 20 stron.
• Ocenę ryzyka zawodowego opracowano metodą trzystopniową, zgodnie z Polską Normą PN-N-18002.
• Pierwsza strona ryzyka zawodowego, zawiera miejsce na zatwierdzenie dokumentu.
• Ostatnia strona dokumentu zawiera miejsce na podpis pracownika, potwierdzający zapoznanie się z ryzykiem zawodowym.

Spis treści dokumentacji ryzyka:

• Strona tytułowa.
• Charakterystyka Metody PN-N-18002.
• Opis dla stanowiska pracy.
• Wymagania dla stanowiska pracy.
• Identyfikacja zagrożeń na stanowisku pracy.
• Karta pomiaru ryzyka zawodowego.
• Plan działań korygujących ryzyko zawodowe dla stanowiska pracy.
• Potwierdzenie zapoznania z dokumentacją dla stanowiska.

Opis stanowiska pracy.

Archiwista dokumentów elektronicznych gromadzi, ewidencjonuje, zabezpiecza, brakuje i udostępnia dokumenty cyfrowe. Archiwista dokumentów elektronicznych jest zawodem o charakterze usługowym. Celem pracy archiwisty dokumentów elektronicznych jest przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów elektronicznych oraz kontrola i zarządzanie zestawionymi logicznie informacjami, powiązanymi z dokumentami elektronicznymi. Praca polega na przejmowaniu dokumentów z dowolnego nośnika i wprowadzaniu do systemu teleinformatycznego, a także na przejmowaniu dokumentów w systemie dokumentacji elektronicznej na stan archiwum zakładowego. Archiwista dokumentów elektronicznych odpowiednio kwalifikuje i klasyfikuje dokumenty, a następnie zapisuje w strukturze umożliwiającej wyodrębnienie treści dokumentu w dowolnym czasie. Do jego obowiązków należy brakowanie, sortowanie i wyszukiwanie dokumentów elektronicznych w systemie funkcjonującym w danej instytucji, udostępnianie dokumentacji w tym: robienie kwerend, wykonywanie kopii oraz poświadczanie ich. Archiwista dokumentów elektronicznych odpowiedzialny jest za właściwe zabezpieczenie trwałości dokumentacji elektronicznej.

Zadania zawodowe na stanowisku archiwista dokumentów elektronicznych:

• przejmowanie w formie elektronicznej, z poszczególnych komórek organizacyjnych, dokumentacji spraw zakończonych;
• przenoszenie dokumentacji papierowej na nośnik elektroniczny;
• kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentacji elektronicznej;
• obsługiwanie systemu teleinformatycznego pełniącego funkcję archiwum zakładowego oraz urządzeń biurowych;
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej z systemu teleinformatycznego oraz prowadzenie ewidencji usuniętych dokumentów elektronicznych;
• przekazywanie dokumentów elektronicznych do Archiwum Państwowego;
• udostępnianie archiwaliów w celach naukowych, popularyzacji oraz jako dowodów prawnych;
• usuwanie dokumentacji z systemu teleinformatycznego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
• doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją;
• prowadzenie dokumentacji archiwum;
• organizowanie stanowiska pracy, w tym przestrzeganie zasad BHP, ergonomii oraz ochrony ppoż. i ochrony środowiska.